L’Université Laval procède à une mise à jour de ses règles financières dans le but d’harmoniser ses pratiques avec celles des autres organismes du même secteur d’activités et afin de se conformer à de nouvelles exigences des grands organismes subventionnaires de la recherche et des autorités fiscales provinciales et fédérales. De plus, ces nouvelles règles sont élaborées dans un souci de maintenir une saine gestion des fonds qui nous sont confiés.

Cette mise à jour touche de nombreux sujets, dont :

• Le rôle et la responsabilité des intervenants dans le processus d’approbation des dépenses;
  
  
• L’information et les pièces justificatives à fournir pour appuyer la réclamation des dépenses de voyage, de frais de réception, de repas d’affaires et de frais de représentation. Les modalités relatives aux frais de réception, d’accueil, de représentation, de repas d’affaires et de repas lors de rencontre de travail entre employés;
  
  
• Les mécanismes et les outils de suivi sur l’utilisation des véhicules corporatifs et des cartes de crédit corporatives de compagnies pétrolières;
  
  
• L’allocation pour le remboursement de kilométrage;
  
  
• L’admissibilité des frais d’achat et d’utilisation d’outils informatiques mobiles, notamment les téléphones intelligents, ainsi que les frais d’utilisation d’Internet à domicile.

Consultez la version révisée des règles financières de l’Université Laval.

Les gestionnaires et le personnel responsable de la mise en application des règles financières au sein de votre unité administrative sont en mesure de vous assister dans la compréhension et la mise en œuvre de ces règles révisées.

La mise à jour est en vigueur immédiatement, mais l’application de la version précédente des règles sera tolérée durant une période de transition jusqu’au 1^er juin prochain.

Le Service des finances,

30 avril 2016